Waarom ondernemers in de horeca en retail vaak fouten maken met BTW

Horeca en retail hebben te maken met meerdere BTW-tarieven in één bon: van alcoholhoudende dranken, alcoholarme dranken, alcoholvrije dranken, arrangementen, meeneemmaaltijden en ter plekke genuttigde voedingsmiddelen tot goederen of diensten die onder het algemene BTW-tarief vallen. Voor de horeca geldt dat er specifieke btw-regels en tarieven zijn, vooral voor voedingsmiddelen en dranken.

Het is belangrijk om in de horeca correct te rekenen met verschillende btw-tarieven. Ondernemers moeten nauwkeurig btw aanrekenen aan klanten en het juiste bedrag afdragen aan de Belastingdienst.

Daarnaast zijn er situaties waarin je:

• BTW moet splitten binnen een menu

• Het lage BTW-tarief moet toepassen

• Een bon hebt met zowel 21% BTW als 9% BTW

• Te maken hebt met waardebonnen, overnachtingen, of transacties met het buitenland

MplusKASSA ondersteunt deze complexiteit volledig. De kassa berekent automatisch de correcte tarieven, toont ze op de bonnen en verwerkt ze in je administratie.

De drie belangrijkste BTW-tarieven: 21%, 9% en 0%

Nederland kent verschillende BTW-percentages die van toepassing zijn op diverse producten en diensten.

1. 21% BTW – het algemene tarief

Het algemene tarief (21%) geldt onder meer voor:

• Alcoholische dranken zoals bier, wijn en sterke drank

• Non-food producten

• Diverse diensten die niet onder het lage tarief vallen

In MplusKASSA:
Je koppelt dit eenvoudig aan productgroepen. De kassa rekent het automatisch door in de verkoopprijs, bonnen en rapportages.

2. 9% BTW – het lage BTW-tarief

Het verlaagde BTW-tarief (9%) geldt voor:

• Eten dat ter plekke wordt genuttigd (consumptie in het restaurant)

• Meeneemmaaltijden

• Non-alcoholische dranken: alle dranken zonder alcohol, zoals frisdrank, vruchtensappen en limonade, vallen onder het lage tarief van 9%.

• Bepaalde diensten, zoals een kapperbezoek en kledingreparaties

In MplusKASSA:De kassa kan BTW automatisch splitsen binnen arrangementen, menu’s of combinaties, zoals een ‘all-in’ deal. Dit voorkomt fouten bij de BTW-berekening en de aangifte.

3. 0% BTW – nul tarief

Het 0%-tarief geldt voor:

• Export van goederen

• Bepaalde transacties met het buitenland

• Onderdeel-statements zoals statiegeld

Dit is anders dan vrijgesteld van BTW (zoals sommige medische zorg of onderwijs). Bij 0% ben je nog steeds BTW-plichtig.

Horeca: BTW bij consumptie, arrangementen en diensten

De BTW in de horeca kent extra regels:

Ter plekke eten vs. afhalen

• Ter plekke nuttigen: 9%

• Afhalen: vaak ook 9%, maar wel afhankelijk van het product of de dienst

• Alcohol: altijd 21%

Arrangementen en all-in prijzen

Bij arrangementen (bijvoorbeeld een diner + glas wijn + dessert) moet je de BTW splitsen op basis van:

• Eten (9%)

• Alcohol (21%)

• Mogelijke diensten zoals entertainment (21%)

MplusKASSA rekent deze verdeling automatisch uit, zodat je bonnen correct blijven.

Retail: verschillende BTW-tarieven in één bon

Retail werkt vaak met een mix van:

• 21% (algemene tarief)

• 9% (voedingsmiddelen of specifieke diensten)

• 0% (zoals export)

Denk aan:

• Kleding (21%)

• Snacks (9%)

• Cadeauverpakkingen (21%)

• Alcoholvrije dranken (9%)

• Statiegeld (0%)

MplusKASSA toont dit automatisch in de bon en in de boekhouding.

Hoe MplusKASSA ondernemers helpt met de juiste BTW-instellingen

1. BTW per product instellen

Voor elk product geef je het BTW-percentage op.
Je kunt kiezen uit:

• 21%

• 9%

• 0%

• Vrijgesteld

2. Productgroepen gebruiken

Handig wanneer veel producten hetzelfde tarief hebben.
Productgroepen zorgen ervoor dat je per categorie automatisch het juiste tarief toepast.

3. Automatische splitsing bij arrangementen

De kassa splitst BTW automatisch binnen:

• Menu’s

• Arrangementen

• All-in deals

4. Rapportages voor je administratie

Je ziet in één oogopslag:

• De betaalde BTW

• Het bedrag dat je moet afdragen

• Het bedrag dat je kunt terugvorderen

• De omzet per tarief

• BTW per productgroep

5. Export naar boekhoudpakketten

MplusKASSA koppelt met o.a. Exact, SnelStart, e-Boekhouden en meer: ideaal voor jou én je boekhouder.

Veelgemaakte BTW-fouten die je met MplusKASSA voorkomt

1. Alcohol per ongeluk onder 9% zetten

2. Geen BTW-splitsing op arrangementen of menu’s

3. Onjuiste tarieven bij buitenlandse verkoop

4. Verkeerde verwerking van waardebonnen of statiegeld

5. Producten zonder BTW-tarief instellen

6. Onjuist BTW-percentage op diensten

Een btw-vrijstelling lijkt in eerste instantie gunstig voor ondernemers, omdat er geen btw hoeft te worden afgedragen. Toch zijn er uitzonderingen en nuances waar je rekening mee moet houden, bijvoorbeeld bij de belastingaangifte of wanneer je te maken krijgt met gemengde prestaties. Het is daarom belangrijk om goed te controleren of een vrijstelling daadwerkelijk van toepassing is in jouw situatie.

Conclusie: zorg dat je BTW klopt: je administratie wordt er beter van

Het juist toepassen van BTW-tarieven is niet alleen verplicht; het maakt je administratie overzichtelijk en voorkomt problemen bij de Belastingdienst.

Wil je zeker weten dat je instellingen kloppen?
Laat een MplusKASSA-partner of je boekhouder je situatie in één keer goed zetten.