Waarom extra personeel zonder goede voorbereiding omzet kan kosten

Tijdens de feestdagen:

• is het drukker dan normaal

• werken er meer (onervaren) medewerkers

• worden er veel acties en seizoensproducten verkocht

Controleer daarom vooraf je processen en systemen, zoals je kassasysteem en pinapparaat, zodat alles soepel en veilig verloopt.

Als processen niet duidelijk zijn, leidt dat snel tot fouten, extra handmatig werk, lange wachttijden en frustratie bij klanten. Het gevolg: misgelopen omzet en een minder goede klantervaring. Een goed ingericht kassasysteem voorkomt dit en helpt extra personeel om zelfstandig en efficiënt te werken. Daarnaast is een goede administratie tijdens drukke periodes met extra personeel essentieel om overzicht en veiligheid te behouden.

Stap 1: Extra personeel inzetten begint bij een piek-klaar kassasysteem

Zorg er eerst voor dat je operationele systemen, inclusief het kassasysteem, klaar zijn voor de piek.

Voor extra personeel is het belangrijk dat:

• het kassasysteem stabiel werkt
• de pinautomaat betrouwbaar is (essentieel in de feestperiode)
• meerdere betaalmethoden beschikbaar zijn
• het betaalproces eenvoudig en duidelijk is

Tip: Een mobiel pinapparaat is hierbij ideaal. Extra medewerkers kunnen betalingen aannemen waar klanten zijn, zonder dat iedereen naar één vaste kassa hoeft. Dat voorkomt opstoppingen en houdt de doorstroom erin.

Stap 2: Laat extra personeel werken met één duidelijk systeem

Wanneer je met extra of tijdelijk personeel werkt, wil je zo min mogelijk uitleg geven tijdens piekdrukte. Een geïntegreerd kassasysteem waarin betalingen en kassabeheer samenkomen, maakt dat mogelijk. Door te werken met één systeem vereenvoudig je het afrekenproces en bespaart tijd, omdat alles sneller en efficiënter verloopt.

Voordelen voor extra personeel:

• minder stappen bij het afrekenen
• minder kans op menselijke fouten
• geen losse systemen of handmatige correcties

Met één systeem blijft alles overzichtelijk, ook als meerdere medewerkers tegelijk aan het werk zijn.

Stap 3: Help tijdelijk personeel met vooraf ingestelde producten en acties

Nieuwe medewerkers verliezen veel tijd als ze moeten zoeken naar producten of prijzen. Daarom is het slim om nieuwe producten en seizoensproducten vooraf in te stellen in je kassasysteem. Het instellen van producten en acties hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn; met het juiste kassasysteem wordt het proces juist eenvoudiger.

Denk aan:

• duidelijke productindeling
• aparte prijslijsten voor seizoensgebonden artikelen
• tijdelijke producten en acties vooraf activeren

Het gebruik van aparte prijslijsten voor seizoensgebonden artikelen bespaart tijd en voorkomt fouten bij het afrekenen.

Stap 4: Extra personeel werkt beter met realtime inzicht

Tijdens drukke dagen wil je direct kunnen bijsturen. Met een goed ingericht kassasysteem krijg je direct inzicht en realtime inzicht in omzet en verkochte producten.

Dat helpt je om:

• te zien welke producten populair zijn
• extra personeel op het juiste moment in te zetten
• te voorkomen dat populaire seizoensproducten opraken

Gebruik daarnaast historische data uit je kassasysteem om de verwachte drukte te analyseren. Zo kun je beter voorspellen wanneer extra medewerkers nodig zijn.

Stap 5: Ontlast extra personeel met online bestelmogwlijkheden

Een geïntegreerd systeem biedt voordelen voor zowel fysieke winkels als online, doordat het betrouwbare betaaloplossingen en efficiënte processen mogelijk maakt op locaties waar betalingen plaatsvinden. Het maakt het mogelijk om:

• online en offline bestellingen te koppelen, waardoor acties automatisch online verschijnen
• de zichtbaarheid van seizoensproducten te vergroten door het kassasysteem te koppelen met online bestellingen
• seizoensproducten extra onder de aandacht te brengen

Stap 6: Train extra personeel kort maar effectief

Het inzetten van extra personeel werkt alleen als medewerkers weten wat ze moeten doen. Het trainen van personeel voor een soepele feestperiode is daarom cruciaal voor klanttevredenheid.

Focus in de training op:

• het kassasysteem
• het betaalproces
• acties en uitzonderingen

Een kassasysteem met een duidelijke lay-out zorgt ervoor dat nieuw of tijdelijk personeel snel inzetbaar is, zelfs op drukke momenten.

Stap 7: Houd overzicht met centraal personeelsbeheer

Tijdens de feestdagen werken vaak meer mensen dan normaal. Een centraal systeem voor klant- en teambeheer voorkomt dat belangrijke details verloren gaan. Flexibiliteit in personeelsplanning is essentieel om snel in te spelen op veranderingen en zorgt voor meer gemak en controle. Dit draagt bij aan een lagere personeelsverloop, omdat medewerkers zich meer betrokken en gewaardeerd voelen.

In combinatie met een geavanceerd kassasysteem kun je:

• personeel flexibel plannen, wat vooral tijdens de feestdagen onmisbaar is
• rooster-applicaties koppelen voor dienst-ruilingen en verlof, en deze koppelen aan specifieke werkplekken of filialen voor maatwerk
• personeelskosten beter beheersen

Zo blijft het overzichtelijk, ook met veel tijdelijke medewerkers.

Crisisbeheer en risicomanagement: voorbereid op onverwachte situaties met je kassasysteem

Tijdens de feestdagen kan het onverwacht druk zijn en is de kans op technische storingen of andere uitdagingen groter. Het is daarom belangrijk om voorbereid te zijn op situaties waarin je kassasysteem tijdelijk niet werkt. Zorg dat je personeel weet wat te doen bij een storing en bied altijd een alternatieve betaaloplossing aan, zoals een mobiel pinapparaat of een handmatige betaalmethode.

Communiceer duidelijk met je klanten als er iets misgaat en bied bijvoorbeeld een kleine attentie of tijdelijke korting aan om de beleving positief te houden. Door vooraf een crisisplan te maken en je personeel hierop te trainen, bescherm je je omzet en zorg je ervoor dat klanten ondanks tegenslagen tevreden blijven. Zo laat je zien dat je als onderneming flexibel en betrouwbaar bent, ook tijdens de drukste dagen van het jaar.

Reflectie en evaluatie: leer van het feestdagenseizoen voor volgend jaar

Na de feestdagen is het tijd om terug te kijken en te leren van de afgelopen periode. Gebruik het realtime inzicht uit je kassasysteem om te analyseren welke producten populair waren, wanneer de piekmomenten plaatsvonden en hoe je personeel heeft gepresteerd. Deze data helpen je om je assortiment, personeelsplanning en marketingacties te optimaliseren voor het volgende feestdagenseizoen.

Bespreek met je team wat goed ging en waar nog kansen liggen voor verbetering. Door deze evaluatie structureel aan te pakken, kun je je onderneming elk jaar verder verbeteren en je klanten een steeds betere beleving bieden. Zo blijf je groeien, speel je in op trends en ben je volgend jaar nóg beter voorbereid op de feestdagen.

Checklist: extra personeel slim inzetten tijdens de feestdagen

• Kassasysteem getest en stabiel
• Pinautomaat en mobiel pinapparaat gecontroleerd
• Seizoensproducten en nieuwe artikelen ingesteld
• Tijdelijke acties vooraf geactiveerd
• Realtime inzicht in omzet en producten
• Historische data gebruikt voor personeelsplanning
• Extra personeel kort en duidelijk getraind
• Controleer de administratie en zorg voor duidelijke communicatie met het team
• Stel een duidelijke marketingstrategie op voor de feestdagen

Veelgestelde vragen over extra personeel en kassasystemen tijdens de feestdagen
 

Hoe zorg ik dat tijdelijk personeel snel met de kassa kan werken?

Door nieuwe producten en tijdelijke acties vooraf in te stellen in het kassasysteem en te werken met een duidelijke lay-out. Door producten te scannen via barcode of qr code hoeft extra personeel minder handmatig werk te doen. Zo kan nieuw personeel sneller afrekenen en blijft de kans op fouten klein.

Waarom is het aanbieden van verschillende betaalmethoden belangrijk tijdens de feestdagen?

Tijdens de feestdagen verwachten klanten snel en soepel te kunnen betalen. Door verschillende betaalmethoden aan te bieden, zoals pin, mobiel betalen en contactloos, vergroot je het gemak voor klanten én voor extra personeel. Dit zorgt voor minder wachttijd en draagt direct bij aan een tevreden klant.

Waarom is een goed werkende pinautomaat zo belangrijk bij extra personeel?

Extra personeel kan alleen efficiënt werken als betalingen soepel verlopen. Een goed werkende pinautomaat voorkomt wachttijden, frustratie en misgelopen omzet tijdens piekdrukte.

Hoe voorkomt een kassasysteem fouten bij tijdelijke medewerkers?

Een geïntegreerd kassasysteem begeleidt medewerkers stap voor stap bij het afrekenen. Dat verkleint de kans op fouten, vooral bij medewerkers die het systeem nog niet goed kennen.

Kan een kassasysteem helpen bij het plannen van extra personeel?

Ja. Door historische data en realtime inzicht te gebruiken, kun je voorspellen wanneer het druk wordt en hoeveel extra personeel nodig is tijdens de feestdagen.

Waarom is training van extra personeel zo belangrijk?

Goed getraind personeel werkt sneller, maakt minder fouten en straalt vertrouwen uit naar klanten. Dat heeft direct invloed op klanttevredenheid en omzet.

Kan een kassasysteem helpen bij het behouden van vaste klanten tijdens drukte?

Ja. Door snelle service en een foutloos betaalproces ervaren vaste klanten ook tijdens piekdrukte dezelfde kwaliteit als normaal. Een soepel werkend kassasysteem helpt extra personeel om die ervaring waar te maken, wat vertrouwen en loyaliteit versterkt.

Wat is de rol van sociale media bij extra personeel in de feestperiode?

Door sociale media te gebruiken om acties, openingstijden en seizoensproducten te communiceren, zijn klanten beter voorbereid. Dat scheelt vragen aan extra personeel in de winkel en zorgt voor een soepelere doorstroom bij de kassa