De wettelijke bewaartermijn: hoe lang moet je kassabonnen bewaren?

De Belastingdienst hanteert één duidelijke regel:
De meeste bonnen en facturen moet je zeven jaar bewaren.

Dit geldt voor vrijwel alle zakelijke documenten die horen bij je boekhouding, zoals:

• kassabonnen

• papieren bonnetjes

• digitale facturen

• e-mailfacturen

• administratieve gegevens die horen bij je omzet

• documenten die je kosten aantonen

Voor specifieke gevallen, zoals onroerende zaken of bijzondere transacties, geldt een bewaartermijn van tien jaar. Die langere periode heeft te maken met controles die over een langere redelijke termijn gedaan kunnen worden.

De bewaarplicht gaat in vanaf het moment dat een document zijn vast moment heeft bereikt: wanneer het gebruikt is voor je btw-aangifte, verwerkt is in je administratie en geen lopende verplichting meer heeft.

Papieren bonnetjes: bewaren of digitaliseren?

Papieren bonnetjes vervagen snel. Leg ze in een lade en na een paar maanden zijn ze slecht leesbaar. Toch moet je ze bewaren, tenzij je een digitale versie maakt die:

• de volledige weergave van het origineel heeft

• goed leesbaar is

• op de juiste manier is opgeslagen

• dezelfde gegevens toont als het papieren document

Je mag dus scannen, fotograferen of digitaliseren met een smartphone, zolang het resultaat compleet en controleerbaar blijft. Je hoeft het papieren origineel daarna niet per se te bewaren, mits de digitale kopie goed genoeg is.

MplusKASSA-ondernemers gebruiken een koppeling met een boekhoudprogramma om dit automatisch te doen. Het digitaliseren zorgt ervoor dat je administratie netjes blijft en controles eenvoudiger verlopen.

Digitale administratie: makkelijker bewaren, makkelijker terugvinden

• Een digitale administratie heeft veel voordelen:

• Je kunt kassabonnen, facturen en andere documenten direct digitaal bewaren.

• Je maakt eenvoudig back-ups zodat je nooit afhankelijk bent van één apparaat.

• Je bewaart alles in dezelfde vorm waarin je het ontvangen hebt: PDF, e-mail, foto of scan.

• Je kunt bonnetjes sneller verwerken en koppelen aan transacties in je boekhoudprogramma.

• Je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst voor het controleren, aantonen en verwerken van zakelijke kosten.

Veel ondernemers sturen bonnetjes naar hun eigen e-mailadres of laden ze direct op via hun smartphone. Je kunt documenten archiveren in jaarmappen, per maand of per categorie. Hiermee kun je alles snel terugvinden en blijft je administratie overzichtelijk.

Wat betekent dit voor kassabonnen uit MplusKASSA?

In MplusKASSA kun je eenvoudig:

• kassabonnen bewaren op transactieniveau

• digitale kopieën koppelen aan orders of facturen

• bonnetjes koppelen aan je boekhoudprogramma

• gegevens exporteren voor btw-aangifte en controles

• digitale bestanden archiveren via je eigen opslag of boekhoud­koppeling

Ons systeem ondersteunt een volledige, digitale werkwijze. Zodra je gegevens verwerkt hebt, maakt MplusKASSA het controleren en aantonen van je administratie eenvoudiger. Je bewaart alles overzichtelijk, en met back-ups staat je administratie nooit op één plek.

Hiermee kun je als ondernemer voldoen aan de wettelijke bewaarplicht en tegelijkertijd werken met een moderne, efficiënte workflow.

Hoe doe je bonnetjes bewaren zo slim mogelijk?

Hier is een no-nonsense aanpak die voor iedere ondernemer werkt:

1. Digitaliseer meteen – maak een scan of foto zodra je het bonnetje krijgt.

2. Gebruik één opslagplek – bijvoorbeeld een cloudmap, boekhoudprogramma of e-mailarchief.

3. Maak back-ups – op externe apparatuur of online.

4. Bewaar documenten minimaal 7 jaar – tenzij je in de 10-jaarscategorie valt.

5. Sorteer op jaar, maand of categorie – zodat je bij belastingcontrole snel vindt wat nodig is.

6. Koppel MplusKASSA met je boekhouding – zo wordt verwerken en archiveren automatisch gedaan.

Met deze stappen voldoe je aan alle eisen en zorg je voor een goede administratie.

Conclusie

Een kassabon bewaren is meer dan een papieren document opbergen. Het is een essentieel onderdeel van je financiële administratie, belastingen en wettelijke verplichtingen.

• Je moet je bonnetjes minstens zeven jaar bewaren.

• Bij onroerende zaken is dat tien jaar.

• Digitaliseren mag, zolang de digitale versie volledig en goed leesbaar is.

• Met moderne systemen zoals MplusKASSA en slimme boekhoudkoppelingen wordt digitaal bewaren en verwerken veel makkelijker.

Een goede, digitale administratie helpt je bij btw-aangifte, belastingcontrole en het snel terugvinden van documenten. Het is niet alleen verplicht, het maakt ondernemen een stuk overzichtelijker.