Een kassasysteem dat past bij jouw zaak

Een klant staat klaar om af te rekenen. Het artikel heeft geen barcode, je collega zoekt de juiste knop en ondertussen groeit de rij. Of je wilt een bestelling aannemen, maar moet eerst op drie plekken controleren wat er nog op voorraad is.

Dat zijn de momenten waarop je merkt of een kassasysteem bij je zaak past. Op een lijst met functies lijkt misschien alles aanwezig. De vraag is vooral: hoe werkt het op een gewone dinsdagmiddag? En op die zaterdag waarop iedereen tegelijk binnenkomt?

Karsten, adviseur bij MplusKASSA, bespreekt dat dagelijks met ondernemers. Of je nu één zaak hebt of vijftig vestigingen: hij begint bij de manier waarop je werkt en wat je nodig hebt.

“Ik vraag meestal als eerste wat ik voor ze kan betekenen en luister wat ze graag willen en welke wensen en functionaliteiten er in de kassa dienen te komen. Dat bepaalt uiteindelijk de kassa, en dat is voor iedere zaak verschillend.”

Waar zit het werk eigenlijk in?

Sneller afrekenen, meer overzicht, minder handwerk. Het zijn begrijpelijke wensen wanneer je een nieuwe kassa zoekt. Maar ze vertellen nog niet precies wat er moet veranderen.

Want waar verlies je nu tijd? Bij het zoeken naar een artikel? Bij het overtypen van een bestelling? Of wanneer je aan het einde van de dag de cijfers erbij pakt en opnieuw moet uitzoeken wat er is gebeurd?

Karsten vraagt daarom ook wat er in de huidige werkwijze misgaat. Daar wordt het gesprek concreet. Je wilt bijvoorbeeld niet alleen sneller werken, maar voorkomen dat je dezelfde gegevens twee keer moet invoeren. Of je wilt een klant kunnen vertellen of een product er nog is, zonder eerst naar het magazijn te lopen.

Kijk daarbij ook naar de handelingen die je minder vaak doet. Een retour verwerken, een speciale bestelling aannemen of een artikel verkopen dat maar af en toe over de toonbank gaat. Juist dan is het prettig als je de weg kunt vinden zonder eerst degene te bellen die normaal de kassa beheert.

Voorraad bijhouden begint met doorvragen

Stel, je wilt beter zicht op je voorraad. Dat klinkt als één wens. Tot je gaat bespreken wat je daar precies mee bedoelt.

Wil je weten hoeveel stuks er nog zijn? Wil je ook leveringen verwerken? Moet je voorraad kunnen corrigeren? Wil je met minimum- en maximumvoorraden werken? Of vooral inzicht krijgen in je verkopen?

“Dat nemen we dan helemaal door,” vertelt Karsten.

Door die stappen samen langs te lopen, wordt duidelijk welke modules en eventuele koppelingen passen bij de manier waarop je werkt. Dezelfde aanpak helpt bij andere wensen. Neem bijvoorbeeld een bestelling: hoe komt die binnen, wie verwerkt hem en wat gebeurt er voordat de klant zijn aankoop ontvangt?

Ook bij meer overzicht helpt doorvragen. Wil je weten welke artikelen goed verkopen? Zoek je informatie voor je administratie? Of wil je eerdere aankopen van een klant kunnen terugvinden? Het zijn allemaal vormen van overzicht, maar je gebruikt ze op een ander moment en voor een ander doel.

Daarom is een voorbeeld uit je eigen zaak vaak nuttiger dan een lange wensenlijst. Vertel ons wat je probeert te doen, waar je vastloopt en wat je daarna met de informatie wilt.

Met meerdere filialen komen daar weer andere vragen bij. Wil je vanuit één plek artikelen en prijzen beheren? Moet iedere vestiging dezelfde inrichting krijgen, of zijn er juist verschillen? En wil je de voorraad en verkoopcijfers per locatie bekijken, of ook het totaal kunnen zien? Ook dan begint het gesprek bij de dagelijkse praktijk. Wat regel je centraal en wat laat je aan de mensen op de winkelvloer over? Samen met Karsten bespreek je hoe de kassa daarop moet aansluiten.

Ook achter het kassascherm moet het kloppen

Tijdens een demo is het logisch dat je naar het afrekenen kijkt. Dat is tenslotte waar veel medewerkers dagelijks mee werken. Toch gebeurt een deel van het werk voordat de eerste klant aan de balie staat.

Nieuwe artikelen invoeren. Prijzen aanpassen. Het kassascherm indelen. En later de gegevens terugzoeken die je nodig hebt voor je administratie.

Bij De Strandjutter op Ameland voeren ze bijvoorbeeld zelf artikelen in en zetten ze die in duidelijke vakken en knoppen op het kassascherm. Zo kan het personeel ook producten zonder barcode aanslaan. Een praktische keuze die aansluit op het assortiment en het werk in die winkel. En bovendien iets wat je op elk moment weer kunt aanpassen.

Voor jouw zaak kan een andere indeling prettiger zijn. Neem daarom ook een medewerker mee in het gesprek. Degene die op zaterdag achter de kassa staat, weet vaak precies welke knop lastig te vinden is. Of bij welke handeling er steeds iemand bij moet komen.

Gebruik je daarnaast een webshop, boekhoudpakket of andere software? Bespreek dan welke gegevens je wilt uitwisselen en op welk moment. Een koppeling is pas goed te beoordelen als duidelijk is welk werk die in jouw zaak moet ondersteunen.

Neem je werkdag mee naar de demo

Een demo wordt een stuk nuttiger als je iets meeneemt wat je zelf herkent. Een paar artikelen uit je assortiment bijvoorbeeld, of een bestelling zoals je die regelmatig ontvangt.

Laat zien hoe je die nu verwerkt en vraag hoe dat in de nieuwe inrichting zou gaan. Kijk niet alleen naar de eerste verkoop, maar ook naar wat er daarna gebeurt. Wat als de klant iets terugbrengt? Hoe wijzig je de prijs? En waar vind je de verkoop later terug?

Zo ontdek je welke stappen duidelijk zijn en waar je nog vragen over hebt. Laat ook je medewerker eens zelf een handeling uitvoeren. Dan zie je hoe iemand die het systeem nog niet kent zijn weg vindt.

Neem meteen mee wat je de komende tijd verwacht. Komt er een webshop bij, open je een extra vestiging of gaan er meer mensen met de kassa werken? Dat hoeft niet allemaal direct ingericht te worden, maar het helpt wel om die plannen vooraf te bespreken.

De kassa staat klaar, en dan?

Volgens Karsten vergeten ondernemers soms te vragen naar de inrichting en de kassatraining. Terwijl juist daar de vertaalslag naar je eigen zaak wordt gemaakt.

Wie zet de artikelen erin? Hoe wordt het kassascherm ingedeeld? Wat doe je zelf en waarbij krijg je hulp? En hoe leren je medewerkers ermee werken?

Bespreek dat voordat je begint. Een training wordt bovendien herkenbaarder wanneer je oefent met situaties uit je eigen winkel of horecazaak. Een gewone verkoop, maar ook die retour of voorraadcorrectie die je minder vaak doet.

Een passende kassa begint dus bij een gesprek over jouw werk. Over de dingen die goed gaan en de handelingen die je iedere week weer tijd kosten. Karsten helpt je die wensen te vertalen naar een inrichting die daarbij aansluit.

Neem gerust die lastige bestelling of dat artikel zonder barcode mee. Daar begint vaak het nuttigste gesprek.

Welke kassa past bij jouw zaak?

Karsten denkt graag met je mee. Vertel hem hoe je werkt en waar je tegenaan loopt. Samen kijken jullie welke inrichting, modules en koppelingen daarbij passen.

Plan een demo met Karsten