Kassasysteem voor kleine horeca: welke functies heb je echt nodig?

Een kassasysteem voor kleine horeca: welke functies heb je echt nodig? Die vraag lijkt eenvoudig, maar het antwoord hangt af van jouw manier van werken. Een koffiebar heeft andere wensen dan een lunchroom, café, restaurant of snackbar. Toch zijn er een aantal belangrijke functies die voor vrijwel iedere kleine horecazaak het verschil maken: snel bestellen, foutloos afrekenen, overzicht houden en je gasten goed helpen.

Een goed horeca kassasysteem is daarom meer dan alleen een kassa waar je producten aanslaat. Het ondersteunt je bediening op drukke momenten, geeft je inzicht in omzet en helpt processen slimmer in te richten. Het juiste kassasysteem sluit aan op het type horeca dat je runt én op de manier waarop jouw team werkt.

Begin met een gebruiksvriendelijk kassasysteem

Voor kleine horeca is gebruiksgemak geen luxe, maar een basisvoorwaarde. Je wilt niet dat nieuw personeel eerst dagenlange uitleg nodig heeft voordat het bestellingen kan opnemen. Een gebruiksvriendelijk kassasysteem heeft een duidelijke, gebruiksvriendelijke interface waarin producten, tafels en veelgebruikte handelingen logisch zijn ingericht.

Dat voorkomt fouten aan de bar, tijdens de bediening en bij het afrekenen. Zeker wanneer jouw horeca draait op een klein team, wil je dat iedereen snel kan schakelen. Met MplusKASSA kan nieuw personeel volgens de horeca-oplossing binnen ongeveer tien minuten met de kassa aan de slag. De bediening ziet daarbij direct de relevante functies voor bestelling, tafel en bon op één plek.

Een gebruiksvriendelijk systeem betekent ook dat je niet voor iedere kleine wijziging ingewikkelde software hoeft te gebruiken. Denk aan een andere bereidingswijze, een gang wijzigen of een naam aan een tafel toevoegen. Dat zijn kleine handelingen, maar ze maken in de praktijk een groot verschil voor de snelheid en rust in jouw horecazaak.

Tafelbeheer en flexibel afrekenen

Heb je een restaurant, lunchroom, café of terras? Dan is tafelregistratie vaak een van de functies die je écht nodig hebt. Je wilt kunnen zien welke tafel wacht op de volgende ronde, welke bestelling nog openstaat en waar gasten willen afrekenen.

Een goede horeca kassa werkt daarom met een tafeloverzicht of plattegrond. Je kunt de indeling laten aansluiten op jouw zaak, zodat je bediening snel ziet waar actie nodig is. Binnen MplusKASSA kun je werken met een visuele tafelplattegrond of een overzichtelijke lijst van tafels.

Ook flexibel afrekenen hoort daarbij. Gasten willen steeds vaker apart betalen, een deel voorschieten of een rekening delen. Met de horeca-oplossing kun je een aanbetaling op een tafel plaatsen, het bedrag verdelen over meerdere personen, bonnen splitsen, een gedeelte naar een andere tafel verplaatsen en tafels samenvoegen. Daarmee voorkom je fouten én discussie op het moment dat het druk is.

Bestellingen opnemen waar je gasten zijn

Een vaste kassa blijft voor veel kleine horecazaken de basis. Zeker achter de bar, bij de balie of in een kleine afhaalzaak kan een vaste kassa precies zijn wat je nodig hebt. Maar als je bediening bestellingen aan tafel opneemt, kan een handheld een waardevolle uitbreiding zijn.

Met handhelds voer je de bestelling direct bij de gast in en stuur je deze door naar de keuken of bar. Dat voorkomt dat medewerkers eerst alles moeten onthouden of noteren en later opnieuw invoeren. MplusKASSA biedt hiervoor een handheld-oplossing; de horeca-pagina beschrijft dat je hiermee ook tijdens drukte kunt bijspringen, bijvoorbeeld met een iPhone, inclusief functies zoals splitsen en overboeken.

Een kassa app op een smartphone is dus niet per definitie noodzakelijk voor elke onderneming. Voor een zaak met enkel afhalen is goede vaste hardware vaak voldoende. Voor een terras, restaurant of zaak met veel looproutes kan het juist zorgen voor meer snelheid en betere bediening.

Zorg dat keuken en bar de juiste bestelling ontvangen

In horeca draait alles om timing. Als een bestelling verkeerd, te laat of onduidelijk bij de keuken terechtkomt, merkt de gast dat direct. Daarom is keukenmanagement een belangrijke functie zodra je werkt met meerdere gangen, bereidingswijzen of een aparte keuken en bar.

Een kitchen display of keukenscherm kan bestellingen digitaal tonen. MplusKASSA heeft keukenmanagement waarbij bestellingen naar een chefscherm kunnen binnenkomen. Bij piekmomenten kun je volgens de horeca-pagina schakelen naar een dagmodus, zodat bonnen naar de juiste partijen worden gestuurd.

Heb je alleen een kleine koffiebar waar één medewerker zowel bereidt als afrekent? Dan zijn geavanceerde systemen voor keukenbeheer misschien nog niet direct nodig. Maar zodra je meer bestellingen tegelijk verwerkt, voorkomt een heldere digitale orderstroom fouten en onnodige vragen tussen bediening, bar en keuken.

Inzicht in omzet, producten en prestaties

Een kassasysteem biedt pas echt meerwaarde als je ook inzicht krijgt in wat er gebeurt. Hoeveel omzet draait jouw horecazaak? Welke producten lopen goed? Waar liggen kansen om bij te sturen?

De backoffice van MplusKASSA is bedoeld voor centraal beheer van verkoopgegevens. MplusKASSA beschrijft dat je verkoopgegevens centraal verwerkt, zodat je inzicht houdt in onder andere omzet, producten en prestaties.

Kijk vooral naar de informatie die je daadwerkelijk gebruikt:

• omzet per dag, periode of productgroep;
• populaire en minder populaire producten;
• prestaties die helpen bij het sturen op marge en productiviteit;
• informatie die je administratie eenvoudiger maakt.

Zoek je specifiek naar realtime rapportages, bespreek dan vooraf welke gegevens actueel beschikbaar zijn in jouw gewenste inrichting. Niet elke vorm van realtime inzicht of elk rapport is voor ieder pakket, iedere koppeling of iedere horecazaak hetzelfde.

Voorraadbeheer: nodig wanneer je er echt op stuurt

Voorraadbeheer is niet voor elk klein bedrijf even uitgebreid nodig. Verkoop je vooral een beperkt assortiment en bestel je dagelijks of wekelijks op gevoel? Dan kun je klein beginnen. Werk je met veel dranken, ingrediënten of meerdere leveranciers, dan helpt voorraadbeheer je om meer grip te krijgen.

MplusKASSA biedt voorraad als onderdeel van het beheer onder meer dagvoorraad en werken met bestelvoorstellen voor dranken. Daarmee kun je de voorraadfunctie laten aansluiten op de specifieke behoeften van jouw onderneming, zonder direct te kiezen voor allerlei extra functies die je nog niet gebruikt.

Voor restaurants met ingrediënten, wisselende menu’s of een groter assortiment kan voorraadbeheer belangrijker worden. In de samenstelling voor horeca staan bijvoorbeeld ook ingrediënten als mogelijke uitbreiding. Kies dus niet blind voor de beste kassasystemen met alle denkbare modules, maar voor een passende oplossing die past bij jouw praktijk.

Koppelingen met boekhouding en andere software

Administratie kost tijd, zeker als je omzet, facturen en betalingen steeds handmatig moet overzetten. Daarom zijn koppelingen met boekhouding en andere software vaak een belangrijk aandachtspunt bij de keuze voor een nieuw kassasysteem.

MplusKASSA kan gekoppeld worden aan verschillende boekhoudoplossingen. Daardoor kunnen verkoopgegevens automatisch worden verwerkt, waardoor je minder handmatig hoeft over te nemen in je administratie. Welke boekhoudkoppeling past, hangt af van de software die je gebruikt.

Gebruik je al andere software voor boekhouding, personeelsplanning, reserveringen of voorraad? Controleer dan vóór je overstapt welke koppelingen beschikbaar zijn en welke gegevens ze precies uitwisselen. Een koppeling klinkt aantrekkelijk, maar het gaat erom dat deze jouw dagelijkse werk daadwerkelijk eenvoudiger maakt.

Online bestellen als aanvulling, niet als verplichting

Niet iedere kleine horecazaak heeft een bestelwebsite, QR-bestellen of kiosk nodig. Toch kunnen deze additionele functies interessant zijn, bijvoorbeeld voor afhalen, coffee to go, lunchbestellingen of een terras waar gasten zelfstandig willen bestellen.

MplusKASSA heeft naast de reguliere kassa onder andere een QR Bestel App, kiosk en bestelwebsite als verkoopkanalen. Bestellingen via deze kanalen kunnen worden gecombineerd met de fysieke horeca kassa en centraal worden verwerkt.

De keuze is vooral afhankelijk van jouw gasten en jouw werkproces. Een kiosk kan passen bij snelle zelfbediening. QR bestellen kan handig zijn op een druk terras. Een bestelwebsite kan waardevol zijn als afhalen of bezorgen een belangrijk deel van je omzet is. Maar voor een kleinschalige zaak met veel persoonlijk contact kan een vaste kassa met goede bediening juist de juiste basis zijn.

Denk ook aan hardware, maar koop niet te veel

Bij een kassasysteem voor de horeca hoort vaak hardware: een touchscreen, kassalade, pinapparaat, bonnenprinter, handheld of keukenscherm. Welke hardware nodig is, verschilt per zaak. Heb je bijvoorbeeld een bonnenprinter nodig als je al met keukenmanagement werkt? Of is een scherm in de keuken handiger dan papieren bonnen?

Begin bij jouw werkvloer. Waar wordt besteld? Waar wordt afgerekend? Moet personeel kunnen rondlopen? Werken keuken en bar apart? En hoeveel medewerkers gebruiken de kassa tegelijkertijd? Het aantal kassa’s, handhelds en eventuele printers moet passen bij de drukte en inrichting van jouw horecazaak.

MplusKASSA is modulair opgebouwd: je kunt starten met de functionaliteiten die je nodig hebt en later uitbreiden. Dat maakt het mogelijk om niet direct te investeren in geavanceerde systemen die nog niet passen bij jouw onderneming.

Wat kosten horeca kassasystemen?

Bij verschillende kassasystemen lopen de kosten sterk uiteen. Niet alleen de software telt mee, maar ook hardware, het aantal kassa’s, gewenste functionaliteiten, koppelingen en eventuele online diensten. Let daarom niet uitsluitend op maandelijkse kosten.

Bij MplusKASSA betaal je eenmalig voor de benodigde hardware en software. Voor aanvullende service en online diensten kunnen maandelijkse kosten gelden. Vraag daarom altijd om een voorstel dat aansluit op jouw situatie. Dan weet je of je betaalt voor functies die je echt gebruikt, in plaats van voor een standaardpakket dat te groot of juist te beperkt is.

Welk kassasysteem past bij jouw horecazaak?

Een goed kassasysteem helpt je om sneller te werken, fouten te voorkomen en meer overzicht te houden. Maar het juiste kassasysteem is niet automatisch het systeem met de meeste functionaliteiten. Het is het systeem dat past bij jouw type horeca, je personeel, je gasten en je plannen.

Voor kleine horeca is een sterke basis meestal genoeg: een gebruiksvriendelijke kassa, snel afrekenen, goed tafelbeheer wanneer je met tafels werkt, inzicht in omzet en een inrichting die logisch voelt voor de bediening. Daarna kun je uitbreiden met bijvoorbeeld handhelds, keukenmanagement, voorraadbeheer, een bestelwebsite, QR-bestellen of koppelingen met boekhouding en personeelsplanning.

MplusKASSA brengt verkoop, beheer en loyalty samen in één systeem en biedt daarbij onder meer kassa’s, handhelds, keukenmanagement, voorraad en koppelingen. Zo kun je een horeca kassasysteem samenstellen dat nu werkt voor jouw zaak en flexibel blijft wanneer jouw horeca groeit.