Wat is een digitale kassabon?

Een digitale kassabon is het digitale ontvangstbewijs van een aankoop. Waar vroeger standaard werd gewerkt met papieren kassabonnen, wordt de bon nu automatisch digitaal aangemaakt en opgeslagen in de kassa.

De kassabon staat dan bijvoorbeeld:

• op het kassascherm als QR-code
• in het kassasysteem
• of wordt (alleen als de klant dat wil) verstuurd naar een e-mailadres

Zo ontvangen klanten hun bon direct, zonder dat er geprint hoeft te worden.

Hoe werken digitale kassabonnen in MplusKASSA?

Binnen MplusKASSA werkt dit volledig geïntegreerd in het online kassasysteem. Zo werkt het in de praktijk:

• De aankoop wordt aangeslagen in de kassa
• De transactie wordt afgerekend
• De kassabon wordt automatisch digitaal gegenereerd
• De bon staat direct klaar voor de klant
• De bonnen blijven opgeslagen voor administratie, boekhouding en controle

Hiermee kun je als ondernemer bonnen bijhouden, details van transacties terugvinden en fouten verminderen bij retouren en vragen.

Papieren bonnen versus digitale kassabonnen

Papieren bonnen zijn foutgevoelig, ze:

• raken kwijt
• vervagen
• moeten geprint worden
• kosten papier en inkt
• zorgen voor extra handelingen

Digitale kassabonnen bieden daarentegen aanzienlijke voordelen:

• geen printen meer nodig
• minder papier → beter voor het milieu
• bonnen staan altijd digitaal
• sneller werken aan de kassa

Voor consumenten is het bovendien prettiger: geen stapels papieren kassabonnen meer van dagelijkse boodschappen.

Wat zijn de voordelen van digitale kassabonnen voor ondernemers?
 

1. Efficiënter beheer en hogere productiviteit

Doordat bonnen digitaal worden verwerkt: werkt personeel sneller, zijn er minder handmatige taken en verlopen bedrijfsprocessen soepeler. Dit verhoogt de productiviteit en maakt werken eenvoudiger.

2. Betere administratie en boekhouding

Digitale kassabonnen worden automatisch opgeslagen, zijn eenvoudig terug te vinden, helpen bij het bijhouden van omzet en maken de boekhouding overzichtelijker

Dit is handig bij:

• facturen
• koppeling met een boekhoudpakket
• controles van de Belastingdienst

3. Minder fouten en minder foutgevoelig

Omdat alles digitaal wordt verwerkt:

• is er minder handmatige invoer
• minder kans op fouten
• duidelijke regels en structuur
• belangrijke informatie blijft behouden

4. Klanten profiteren van gemak

Ook klanten profiteren:

• ze ontvangen hun bon direct
• geen papieren rommel
• altijd een digitaal ontvangstbewijs
• sneller geholpen bij retouren

5. Kostenbesparing en duurzaamheid

Door het verminderen van papier, printers en onderhoud ontstaat directe kostenbesparing én draag je bij aan een duurzamere manier van werken.

Digitale kassabonnen en digitale werkbonnen: wat is het verschil?

Naast kassabonnen bestaan er ook digitale werkbonnen. Deze worden vooral gebruikt voor:

• opdrachten
• buitendienstmedewerkers
• werkinstructies
• communicatie over werkzaamheden

Werkbonnen direct beschikbaar maken via een mobiele app of smartphone helpt bij:

• optimaliseren van processen
• betere verwerking van opdrachten
• duidelijke communicatie tussen kantoor en buitendienst

Hoewel digitale werkbonnen en digitale kassabonnen verschillende functies hebben, dragen ze beide bij aan digitalisering van bedrijfsprocessen.

Digitaliseren met MplusKASSA: slim en toekomstgericht

Met MplusKASSA digitaliseer je:

• kassabonnen
• administratie
• documenten
• verwerking van transacties

Alles staat centraal, wordt automatisch verwerkt en is makkelijk terug te vinden. Dat maakt digitalisering geen losse taak, maar een logisch onderdeel van het dagelijkse werk.

Conclusie: waarom overstappen op digitale kassabonnen?

Digitale kassabonnen verhogen de efficiëntie, verminderen kosten, verbeteren administratie en boekhouding, verhogen klanttevredenheid en dragen bij aan een beter milieu.

Voor ondernemers die willen groeien, optimaliseren en professioneel willen werken, is de overstap naar digitale kassabonnen geen wellicht meer, maar een logische volgende stap!

Veelgestelde vragen over digitale kassabonnen en digitale werkbonnen
 

Wat is het verschil tussen digitale kassabonnen en digitale werkbonnen?

Digitale kassabonnen zijn het digitale ontvangstbewijs van een aankoop en worden automatisch aangemaakt bij het afrekenen in de kassa. Digitale werkbonnen worden gebruikt voor het vastleggen van opdrachten, werkzaamheden en werkinstructies, vaak door medewerkers in de buitendienst. Beide oplossingen dragen bij aan efficiënter werken, maar hebben een andere rol binnen bedrijfsprocessen. Digitale werkbonnen maken het mogelijk om realtime updates te ontvangen over de status van lopende opdrachten, terwijl digitale kassabonnen vooral gericht zijn op verkoop, administratie en boekhouding.

Hoe helpen digitale werkbonnen bij wet- en regelgeving?

Digitale werkbonnen helpen bedrijven om te voldoen aan wet- en regelgeving doordat noodzakelijke informatie direct en gestructureerd wordt vastgelegd. Denk aan uitgevoerde werkzaamheden, gebruikte materialen, tijdregistratie en akkoord van de klant. Omdat deze gegevens digitaal worden opgeslagen, zijn ze eenvoudig terug te vinden en minder foutgevoelig dan papieren documenten.

Verbeteren digitale werkbonnen de relatie met klanten?

Ja, digitale werkbonnen zorgen voor een betere relatie met klanten doordat gegevens nauwkeurig worden vastgelegd. Afspraken, uitgevoerde taken en opmerkingen staan duidelijk geregistreerd, wat misverstanden voorkomt en de communicatie verbetert. Dit draagt bij aan een professionele uitstraling en meer vertrouwen bij klanten.

Waarom zijn digitale kassabonnen minder foutgevoelig dan papieren bonnen?

Bij digitale kassabonnen wordt alles automatisch vastgelegd in het kassasysteem. Dit vermindert handmatige invoer en verkleint de kans op fouten, onleesbare bonnen of verloren papieren kassabonnen. De gegevens worden direct verwerkt en opgeslagen, waardoor belangrijke informatie altijd beschikbaar blijft.

Geven digitale kassabonnen realtime inzicht in de administratie?

Digitale kassabonnen bieden realtime inzicht in verkopen, btw en omzet. Omdat de data direct gekoppeld is aan het kassasysteem, ontstaat er een actueel overzicht van uitgaven en inkomsten. Deze gegevens zijn eenvoudig te gebruiken voor de administratie en kunnen worden geïntegreerd met een boekhoudpakket, wat de boekhouding overzichtelijker en efficiënter maakt.

Hoe ontvangt de klant een digitale kassabon?

Bij betaling kan de klant ervoor kiezen om een digitale kassabon te ontvangen. Hiervoor kan de klant bijvoorbeeld een e-mailadres of telefoonnummer opgeven. In sommige situaties gebeurt dit via een app-koppeling of klantaccount. De bon wordt vervolgens automatisch digitaal verstuurd of beschikbaar gesteld, zonder dat printen nodig is.

Kan een digitale kassabon worden gebruikt voor vervolgacties?

Een digitale kassabon kan dienen als startpunt voor vervolgacties. Denk aan het versturen van een review-verzoek of het aanbieden van een coupon voor een volgende aankoop. Dit maakt de kassabon meer dan alleen een ontvangstbewijs en draagt bij aan klantbetrokkenheid, mits dit binnen de geldende privacyregels gebeurt.

Bieden digitale kassabonnen inzicht in klantgedrag?

Ja, digitale kassabonnen leveren waardevolle data op over aankopen en klantgedrag. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om beter inzicht te krijgen in koopgedrag en voorkeuren. Op basis daarvan kunnen gerichte acties, zoals coupons of klantenloyaliteitsprogramma’s, worden ondersteund binnen het kassasysteem.

Hoe veilig is de digitale opslag van kassabonnen?

Digitale kassabonnen worden automatisch opgeslagen in een digitaal archief, vaak in de cloud of binnen een klantaccount of app. Deze vorm van opslag voorkomt verlies door brand, waterschade of defecte apparaten. Daarnaast maakt digitale archivering het mogelijk om kassabonnen langdurig te bewaren, bijvoorbeeld voor de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Waarvoor wordt de data van digitale kassabonnen gebruikt?

De data van digitale kassabonnen wordt gekoppeld aan het kassasysteem en gebruikt voor analyse en inzicht. Hiermee kunnen ondernemers beter bijhouden wat er is verkocht, hoe de omzet zich ontwikkelt en waar processen kunnen worden geoptimaliseerd. Dit helpt bij het nemen van onderbouwde beslissingen en het efficiënter werken met de kassa.