Voorraad tellen met je kassasysteem: zo maak je inventarisatie makkelijker

Voorraad tellen met je kassasysteem zo maak je inventarisatie makkelijker: met een duidelijke werkwijze, actuele artikelgegevens en passende voorraadbeheer software wordt de klus overzichtelijker. Je ziet waar verschillen ontstaan en kunt je voorraadbeheer verbeteren. De kassa kan daarbij helpen, maar de fysieke telling blijft belangrijk.

Een kassasysteem is niet automatisch een compleet voorraadbeheersysteem. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van de inrichting en modules die je gebruikt. Met MplusKASSA kun je voorraadbeheer verbinden met je artikelbestand en inkoopproces. Hoe je dat precies inricht, bepaalt mede of je voorraadniveaus nauwkeurig kunt volgen.

Begin met een goede voorbereiding

Zet de belangrijkste aandachtspunten vooraf op een rijtje. Bepaal welke artikelen je telt, wie dat doet en op welk moment je begint. Het juiste moment is bij voorkeur een rustig moment, waarop verkopen en leveringen de aantallen zo min mogelijk veranderen. Spreek ook af in welke eenheid je telt: losse stuks, flessen of dozen. Onduidelijkheid hierover kan tot fouten leiden.

Als je toch tijdens openingstijden telt, maak dan afspraken over hoe je omgaat met voorraad die ondertussen beweegt. Zo houd je de telling zo betrouwbaar mogelijk. Het is lastig om iedere verandering stil te zetten; juist daarom helpt het om vooraf te weten welke verkopen, leveringen en orders tijdens de inventarisatie worden verwerkt.

Een actueel artikelbestand helpt je team het juiste product te vinden. In MplusKASSA kun je artikelen beheren; een goed ingerichte artikeladministratie is ook een belangrijke basis voor voorraadbeheer en het inkoopproces.

Tel systematisch, van bar tot magazijn

Verdeel de voorraad in overzichtelijke delen. Denk aan de bar, koelingen, opslag en eventueel het magazijn. Laat medewerkers een vaste route volgen en markeer welke plekken al zijn geteld. Zo voorkom je dat artikelen dubbel worden meegenomen of juist blijven liggen.

Barcodes scannen kan een inventarisatie ondersteunen als je werkwijze en gebruikte apparatuur dat toelaten. Controleer vooraf of de barcodes bij de juiste artikelen horen. De mogelijkheden voor scannen hangen af van je inrichting; ga er dus niet van uit dat iedere telling automatisch op die manier verloopt.

Gebruik je kassasysteem als hulpmiddel

Voorraad software kan helpen om voorraadniveaus te beheren en inzicht te houden in de geregistreerde voorraad. Dat is iets anders dan realtime inzicht in iedere fysieke verandering: breuk, verspilling, eigen gebruik of een niet-verwerkte levering kan maken dat de administratie afwijkt van wat er werkelijk staat.

In MplusKASSA kan voorraadbeheer aansluiten op het artikelbestand en het inkoopproces. Afhankelijk van je inrichting kun je bijvoorbeeld werken met bestelvoorstellen en inkoopleveringen. Verkoop je een product, ontvang je een levering of boek je voorraad op een andere manier af, zorg dan dat je processen en registraties daarbij passen. Zo houd je gaten in je voorraadregistratie beter in de gaten en voorkom je problemen door ontbrekende of dubbele mutaties.

Een koppeling met een extern ERP-systeem of andere software is afhankelijk van de gekozen systemen en inrichting; die is niet vanzelfsprekend inbegrepen. Je kunt systemen alleen goed koppelen als duidelijk is welk systeem leidend is voor artikelen, voorraad, orders en boekhouding. Alles onderbrengen in één systeem kan processen overzichtelijker maken, maar dat is niet voor ieder bedrijf de beste oplossing. De flexibiliteit en mogelijkheden hangen af van je inrichting.

Onderzoek verschillen voordat je corrigeert

Vergelijk de getelde aantallen met de voorraadadministratie. Kijk vooral naar opvallende verschillen: een artikel dat volgens de data ruim op voorraad is, maar fysiek ontbreekt, of een product dat onverwacht bijna op is. Controleer eerst de tel-eenheid, de opslagplek en of leveringen en verkopen goed zijn verwerkt.

Een verschil kan voortkomen uit verspilling, breuk, een verkeerde aanslag of een ontbrekende registratie. Corrigeren kan de voorraadadministratie herstellen, maar zoek waar mogelijk ook naar de oorzaak. Anders kunnen dezelfde fouten en frustraties terugkomen. Je wilt immers voorkomen dat een populaire bestelling niet geleverd kan worden of dat extra kosten ontstaan door onnodige spoedinkoop.

Maak tellen onderdeel van je bedrijfsvoering

Je hoeft niet altijd tientallen artikelen tegelijk te tellen. Je kunt een vaste routine afspreken waarbij je regelmatig een deel van de voorraad controleert en daarnaast periodiek een volledige inventarisatie uitvoert. Welke frequentie bij je bedrijf past, hangt af van je assortiment, omloopsnelheid en de nauwkeurigheid die je nodig hebt. Zo kun je voorraad efficiënt controleren zonder dat je team steeds lang hoeft te wachten op een volledige telling.

Gebruik de uitkomsten om trends te herkennen. Welke artikelen verkopen snel, en welke blijven langer liggen? Dat kan helpen bij het plannen van de inkoop en het nemen van beslissingen over voorraad. Verwacht niet dat software de vraag automatisch voor iedere zaak kan voorspellen: seizoensgebonden verkoop, lokale voorkeuren en je eigen werkwijze spelen ook mee.

Een voorraadbeheer software-oplossing of ERP-systeem kan voor sommige bedrijven passen bij bredere processen, zoals groothandels, detailhandel of productie. Dat betekent niet dat je zulke systemen nodig hebt om voorraad te tellen. Bepaal eerst welke informatie je wilt beheren, welke systemen je al gebruikt en of koppelingen nodig zijn. Automatiseren kan efficiëntie vergroten en personeel tijd besparen, maar alleen als de registratie in de praktijk klopt.

Kies wat bij je zaak past

Goed voorraadbeheer geeft je meer grip op wat er binnenkomt, wat je verkoopt en wat er op voorraad hoort te zijn. Dat kan helpen om de bedrijfsvoering te optimaliseren, je cashflow beter te begrijpen en de beschikbaarheid van populaire artikelen te behouden. Het is geen garantie voor meer omzet of klanttevredenheid, maar wel een praktische basis om betere keuzes te maken en klanten tevreden te houden.

Gebruik bovenstaande tips als startpunt: richt je artikelbestand logisch in, tel op een vast moment en spreek af hoe je verschillen verwerkt. Ontdek welke functies in jouw MplusKASSA-inrichting beschikbaar zijn en bespreek met een adviseur of een demo helpt om te beoordelen wat je nodig hebt. Zo investeer je niet onnodig in systemen of processen die niet bij je zaak passen. Met een passende aanpak kun je de efficiëntie verhogen en je bedrijf laten groeien.

Veelgestelde vragen over voorraad tellen